Duvidas freqüentes:

01. Porque terceirizar a Guarda de Documentos?
Muitas empresas não possuem espaço físico suficiente ou adequado para o armazenamento dos arquivos inativos, nem profissionais qualificados para gerenciar. A Docfacil fornece diversas soluções na área de Gerenciamento de Documentos, proporcionando praticidade, controle, comodidade e eficiência na gestão documental.

02. Porque preciso guardar os documentos?
Segundo a Legislação vigente, existe uma tabela de temporalidade para todos os tipos de documentos. As fiscalizações podem ocorrer em âmbito Federal, Estadual ou Municipal e a empresa está obrigada (por lei) a apresentar os documentos quando exigidos pelo Fiscal ou Juiz. Portanto, para evitar qualquer tipo de problema como a duplicidade de pagamento, indenizações indevidas, multas e outros, é conveniente que a empresa mantenha o seu acervo em boas condições, de maneira organizada e com fácil acesso às informações que necessita.

03. Qual a localização da Docfacil?
A Docfacil está localizada no Município de Porto Ferreira, há 230 quilômetros de São Paulo.

04. Em caso de incêndio, existem equipamentos especializados para o combate?
Possuímos total segurança para prevenção e combate de incêndio. Nossos equipamentos (Hidrantes, Alarmes, Extintores, Detector de Fumaça, entre outros) são checados e avaliados periodicamente. Além disso, possuímos Brigada de Incêndio e Treinamento contínuo.

05. Quais são os outros itens de Segurança?
Sistema de Vigilância 24 horas; Caixa d’água com bomba de alta pressão (interligada exclusivamente à rede de hidrantes); Ausência de instalações elétricas na área de armazenagem; Detectores de movimento e Circuito Interno de TV.

06. Caso a empresa necessite realizar uma consulta a qualquer documento, quais são as ferramentas disponíveis para os usuários?
Proporcionamos ao cliente um sistema on-line, denominado DocWeb, onde os usuários poderão ter acesso ao banco de dados do acervo (através de uma senha e Login). Este Sistema reproduz as seguintes informações: departamento ou centro de custo, título do documento, validade, data de expurgo, conteúdo das caixas, etc. Todas as solicitações de serviços (fretes, consultas, caixas novas, devoluções, entre outros) poderão ser feitas através do DocWeb.

07. Que documentos podem ser enviados para a Docfacil?
A Docfacil tem por meta, deixar na empresa somente o ano corrente, e os anos posteriores armazenamos em nossos Armazéns.

08. Qual o prazo de atendimento das solicitações?
Temos o compromisso de atender as solicitações feitas no horário comercial, em até 4 horas após o pedido. Também, todas os documentos armazenados em nossos armazéns, são digitalizados e uma cópia deixamos com o cliente, assim, otimizando as consultas.

09. A empresa é obrigada a utilizar o transporte da Docfacil?
A utilização do nosso sistema de entregas é facultativa, podendo ser feita por frota própria ou terceiros. A consulta também pode ser feita na DOCFACIL, onde existem salas exclusivas para esta finalidade com toda infra-estrutura necessária (telefonia, fax e copiadora – visitas para consultas deverão ser previamente agendadas).

Ament Transportes Contrata a DOCFACIL para organizar seus Arquivos

A AMENT TRANSPORTES é uma empresa líder em transportes, com sede na cidade de Pirassununga-SP e filiais nas principais capitais do Centro-Oeste Brasileiro, onde há 20 anos é referencia entre os atacadistas e seus distribuidores.

A AMENT investiu no ano de  2009 na modernização de seus processos e nesse escopo de realizações estava também a modernização da Gestão de seus ARQUIVOS. Diante dessa situação, a empresa entrou em contato com a DOCFACIL SISTEMAS DE ARQUIVOS para fazer essa modernização.

Como de praxe em todos os projetos que executamos, primeiramente fazemos um estudo e levantamento do montante documental do cliente.  Após uma minuciosa analise e classificação destes dados, confeccionamos a TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL, onde tivemos a base legal para eliminação dos documentos.

Enquanto a equipe operacional realizou o trabalho de Racionalização e Organização dos Arquivos, a Equipe Técnica desenvolveu junto aos funcionários da AMENT TRANSPORTES através de palestras e seminários, a consciência do que é um Arquivo, qual sua importância dentro de uma empresa, em quais momentos um simples arquivo mal organizado pode vir a trazer grandes prejuízos a empresa.

Veja como era o Arquivo da AMENT TRANSPORTES antes da Parceria com a DOCFACIL.

Como ficou o  Arquivo da AMENT TRANSPORTES após da Parceria com a DOCFACIL.

- “ Desde o inicio sabiamos que teriamos uma grande surpresa com o trabalho que seria realizado. “ – Karina Porto, Gerente Administrativa Financeiro da AMENT TRANSPORTES.

- “Alem do profissionalismo, a garra e a paixão pelo trabalho nos cativou. Ótimo trabalho.” – Sérgio Ament , Diretor Proprietário.

Projeto de Organização e Racionalização de Arquivos da Ament Transportes Ltda – Pirassununga/SP

SAEP contrata a DOCFACIL para gerenciar seu acervo.

O SAEP – Serviço de Água e Esgoto de Pirassununga, contratou na manhã de 19 de março, os serviços de Gestão de Acervos da DOCFACIL SISTEMAS DE ARQUIVOS INTELIGENTES.

Durante os próximos 12 meses (de Março de 2009 a Março de 2010), a DOCFACIL será a responsavel pela Organização, Racionalização, Guarda , Digitalização e Treinamento de todo o Acervo do SAEP.

- “Fomos convidados pela diretoria a participar do processo licitatório, e aceitamos. Fizemos um estudo de caso em cima do montante documental e fizemos uma proposta. Foi um páreo dificil, pois tambem um colega de trabalho nosso da região de São Pedro-SP, a Rodrigues e Huerta tambem participou do processo e conhecemos a qualidade do trabalho realizado por eles. No final, acabamos sendo selecionados e na segunda-feira, 23 de março de 2009 já iniciaremos o trabalho”. – Everson, proprietário DOCFACIL.

O SAEP, é uma autarquia modelo na região e a expectativa com esse trabalho é muito grande.

-“Para nós é um prazer ter essa empresa realizando esse trabalho de Gestão de Documentos. Já ouvíamos falar da mesma em função dos excelentes trabalhos realizados nas empresas da região. Temos total confiança que a DOCFACIL irá nos surpreender com esse trabalho” – Eng. João Alex Baldovinotti – Diretor Superintendente da autarquia.

Como é de praxe em todos nossos Projetos, iniciamos pela Analise Documental da Autarquia. Todos os documentos estão sendo separados e classificados por Departamentos e Organismos Competentes a que se reportam. Em seguida toda essa documentação será catalogada e armazenada em Caixas-Box Padrozinadas e posteriormente, Digitalizado.

-“O que nos chama a atenção é tambem o engajamento social que a DOCFACIL possui. Os documentos expurgados serão “picotados” e o volume de papel picado será vendido a uma empresa de reciclagem e o montante adquirido doaremos a uma instituição filantrópica da cidade. Além da competentecia e profissionalismo, a empresa mostra-se preocupada com o bem-estar social e ambiental. Estamos contentes” – Sr. Ailton Rosa – Supervisor Contábil.

Estamos aplicando nesse projeto, o que há de mais moderno em tecnologia de Gestão de Documentos. A nova versao do Sistema ControlDOC, que permite consultas dinâmicas a Base de Dados, e a convergencia de dados e imagem “escaneados” por Scanner Cannon adquiridos recentemente.

- “ Eu confesso a vocês que eu achei quase impossível que existisse uma empresa que iria abrir caixa a caixa do nosso acervo (aproximadamente 2.000 caixas-box, alem de pastas A.Z), estudar documento a documento, classifica-los, cataloga-los, alguns até serão restaurados e posteriormente digitalizados. É um “trabalho de formiguinha” que requer sensibilidade e paixão pela profissão. E essa sensibilidade, essa garra que nos surpreende. A empresa é 100% profissional no que faz.” – comentou o Sr. Barone, Gerente Administrativo Financeiro da Autarquia.

Em breve iremos postar as fotos do “Antes e Depois” dos Arquivos, das Palestras Treinamento realizadas no autarquia e tambem a receptividade na doação do cheque à instituição escolhida.

Departamento de Marketing DOCFACIL SISTEMAS DE ARQUIVOS.

marketing@docfacilnet.com.br

Prefetura do Municipio de Porto Ferreira faz parceria na Gestão de Documentos com a DOCFACIL.

Na data de hoje, a Prefeitura do Município de Porto Ferreira (distante a 230 km de São Paulo), fechou uma parceria com a DOCFACIL SISTEMAS DE ARQUIVOS INTELIGENTES para a Organização e Racionalização de seus Arquivos.

- “Além de ser uma empresa de nossa cidade, os resultados que a DOCFACIL apresentou nas empresas que pesquisamos facilitaram a parceria” – é o que diz o responsável pelo projeto, Sr. Marco Mourão, Diretor Administrativo.

- “Pretendemos com essa parceria, alem de facilitar o acesso interno à documentação, iremos resgatar documentos históricos, como a primeira Ata de Posse do Município, as certidões de óbito de pessoas ilustres de nossa cidade e também facilitar o acesso da população ao acompanhamento dos processos da prefeitura”.– é a expectativa do Sr. Fábio Pinheiro, Diretor Operacional da Prefeitura.

A DOCFACIL tem grande expectativa em realizar esse trabalho, por ser o “ primeiro projeto” público na sua cidade de origem.

- “É uma responsabilidade muito grande, pois estamos trabalhando em casa e a cobrança é maior”.

Inicialmente a DOCFACIL está fazendo análise da documentação e separando por departamento e assuntos. Nesse intervalo, a equipe de Obras da Prefeitura, esta reformando  e adequando as normas técnicas de segurança o prédio onde abrigará a Central de Documentos.

- “Além da execução do projeto, o que nos impressiona é que a DOCFACIL nos fornece assessoria na adequação do ambiente, na montagem das estantes, na aquisição dos euipamentos de segurança, nos treinamentos que são ministrados através de palestras, as apostilas que são fornecidas pela propria empresa. É bem nítido o profissionalismo deles (a DOCFACIL), pois semanalmente eles ministram palestras às pessoas envolvidas (e os curiosos) sobre a manipulação de Arquivos, o porque que temos que ter esse cuidado. É um trabalho fantástico” – Sr. Edno Boldrim, gerente da Central de Documentos (CEDOC) da Prefeitura.

Projeto Casa Dom Bosco – Santa Cruz das Palmeiras/SP.

Compromisso e satisfação, essas são as palavras que definem o Projeto realizado na Casa Dom Bosco, tradicional loja de Móveis e Eletro-Eletrônicos na cidade de Santa Cruz das Palmeiras/SP.

Na busca por um sistema eficiente de Gestão de Documentos, a diretoria da Casa Dom Bosco, através do Sr. José Varotti, entregou esse projeto para a DOCFACIL.

A empresa buscava alem da melhor acomodação para seu Acervo, a assessoria em Gestão Documental.

Por ser uma empresa muito antiga na cidade e possuir filiais em Tambaú/SP e Casa Branca/SP,foi necessário dotar de sensibilidade para lidar com os documentos.

Inicialmente, analisamos os documentos e separamos por empresas (Matriz e Filial) e suas correlatas (Propriedades Rurais, Transportes de Cana-de-Açucar, etc…).

Após essa triagem fizemos a RACIONALIZAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO, ORGANIZANDO por Assuntos, Ordem de Datas e Empresas.

OS resultados podemos ver nas fotos abaixo:

COMO ERAM OS ARQUIVOS DA CASA DOM BOSCO ANTES DO PROJETO:

COMO FICOU O ARQUIVO DA CASA DOM BOSCO APÓS O PROJETO:

Conclusão:

Atualmente a CASA DOM BOSCO consta com um Arquivo com 170 caixas, devidamente embalado, etiquetadas e catalogadas no sistema de controle de documentos.

A DOCFACIL SISTEMAS DE ARQUIVOS INTELIGENTES, possui uma solução para empresas de pequeno, médio e grande porte, soluções de RACIONALIZAÇÃO, ORGANIZAÇÃO, DIGITALIZAÇÃO E WORKFLOW.

Entre em contato através de um de nossos canais de comunicação e agende uma visita técnica para avaliação. Com toda a segurança, temos o que há de mais moderno e prático em GESTÃO DE DOCUMENTOS.

Departamento de Marketing DOCFACIL.

marketing@docfacilnet.com

Projeto : Racionalização e Organização do Acervo da VIDROPORTO S/A.

Projeto: VIDROPORTO S.A. – Porto Ferreira/SP.

Parceria, compromisso e empenho fizeram da Implantação do CEDOC da VIDROPORTO S.A. um sucesso.

Na busca por Racionalizar seu acervo de Documentos de maneira inteligente e moderna, a VIDROPORTO S.A. entrou em contato com a DOCFACIL SISTEMAS DE ARQUIVOS INTELIGENTES.

A VIDROPORTO S.A é uma empresa com mais de 30 anos na cidade de Porto Ferreira/SP, pioneira e líder no seguimento de Embalagens de Vidro. Em seus arquivos, alem de conter a documentação fiscal/administrativa da Companhia, existem também arquivos históricos onde podemos contemplar diversos momentos da economia da cidade. As plantas da construção da Companhia, os projetos de Modernização da Área de Produção e documentos e fotos dos primeiros funcionários que fizeram parte do quadro da empresa e alguns estão até hoje em atividade, toda essa riqueza em documentação foi restaurada, organizada e catalogada em nosso sistema de Controle de Documentos, o ControlDOC.

Para nós da DOCFACIL, foi uma honra em Organizar todo esse acervo histórico, dessa empresa que é exemplo de Vanguarda e Tecnologia em nossa cidade.

Através de uma análise minuciosa das necessidades do cliente, estabelecemos os seguintes parâmetros de trabalho:

• Facilidade na localização dos documentos;
• Catalogação por Categorias (Bancos de Dados Distintos), como Financeiro, Recursos Humanos,etc…
• Padronização do Novo Sistema de Gerenciamento de Acervo,
• Treinamento e assessoria após a conclusão do Projeto.

Foram três meses de trabalho compensador. Toda a documentação Racionalizada e devidamente alocada em CAIXAS-BOX com identificações.

Satisfeitos com essa parceria onde Compromisso, Ética, Competência e Empenho fizeram um trabalho de Excelência, disponibilizamos abaixo um release de como era o Acervo da VIDROPORTO S.A. e como está atualmente:

Como era o Arquivo da VIDROPORTO S.A. antes da Parceria com a DOCFACIL

Como era o Arquivo da VIDROPORTO S.A. antes da Parceria com a DOCFACIL

Como ficou o Arquivo da VIDROPORTO S.A. após a Parceria com a DOCFACIL

Pelo Sucesso do Projeto realizado pela DOCFACIL  a VIDROPORTO entregou a ADMINISTRAÇÃO DE SEU ACERVO para a DOCFACIL e já contamos com um projeto de Digitalização de todos o Acervo para o ano de 2.009.

Departamento de Marketing DOCFACIL

marketing@docfacilnet.com.br

PROJETO: Implantação da CENTRAL DE DOCUMENTAÇÃO na FERRARI AGROINDUSTRIA S.A – Pirassununga/SP

É com alegria que eu inicio falando de nossos Projetos e assim, os visitantes poderão tem uma visão macro da qualidade que os serviços da Docfacil.

O Projeto da Ferrari Agroindústria nos abriu caminho para atuarmos no mercado da região de Porto Ferreira.

O Projeto.

Quando a FERRARI AGROINDÚSTRIA S.A. buscou uma solução de Racionalização de seu Arquivo Morto junto a DOCFÁCIL, ela buscava muito mais que somente ORGANIZAR e RACIONALIZAR seus arquivos. A Empresa buscava a Criação de Uma CENTRAL DE DOCUMENTOS que pudesse otimizar o FLUXO DE DOCUMENTOS, mais que fosse  conservado as características da Empresa.

Enfim, que fosse um trabalho PERSONALIZADO.

Entendemos que, não havia ali somente documentos para Organizar. Naquele volume de documentos estava a IDENTIDADE DA EMPRESA. E essa identidade deveria ser PRESERVADA.

Munido destas informações desenvolvemos um Plano de Ação junto com a empresa. A Base para este Plano de Ação foi:

•Seleção da Mão-de-Obra: Com apoio do Departamento Pessoal da empresa, selecionamos mão-de-obra especializada.

Foram escolhidos três profissionais. Dentre eles um foi nomeado Supervisor por parte da DOCFÁCIL. O cliente também nomeou um Coordenador. Estas duas pessoas trocariam informações diárias para a elaboração do trabalho.

•Conhecendo o Arquivo: Tivemos a sensibilidade de conhecer o Arquivo do cliente. Cada local, desorganizado ou não, como estavam arquivados estes documentos.

Procuramos conhecer a “nomenclatura” dada pela empresa a estes documentos. Percebemos que há mais de 55 anos, era atribuído um determinado nome a cada atividade da empresa, que atua no ramo do Agronegócio (Plantação de Cana-de-Açucar) e Industrial (Produção de Açúcar, Álcool e Termoelétrica).

Essa característica permaneceu, porem a modernização foi necessária.

Elaborado a Análise e o Plano de Ação demos inicio ao trabalho.

Como era o Arquivo Morto da Empresa antes do Projeto:

Normas e Procedimentos:

O próximo passo foi definir as Normas e Procedimentos para a manipulação destes documentos.

• Quais documentos seriam enviados ao Arquivo?

• Como seriam enviados?

• Como seriam classificados?

• E o lançamento no sistema?

• Como seria o sistema de busca destes arquivos?

• E a retirada destes documentos?

•Quais documentos seriam enviados ao Arquivo.

Foi definido junto à diretoria que:

• Documentação Legal: Enviado mensalmente pelos departamentos, com a Relação de Remessa devidamente preenchida.

Os remetentes seriam responsáveis pelo envio organizado destes documentos.

• Documentação Interna: A documentação interna ficaria arquivada nos departamentos por dois anos mais o ano atual. Os arquivos posteriores seriam descartados.

Classificação dos Documentos:

Como seriam classificados os documentos:

Quanto à classificação, nós separamos por departamentos. Com a ajuda da Tabela de Temporalidade Documental, classificamos por tempo legal de guarda de todos os documentos.

• Nesta classificação, já separamos o material que por lei poderia ser descartado.

• Aproximadamente 15.250 kg de documentos foram descartados.

Processo de Descarte:

Como ficou o Arquivo Morto Após a Conclusão do Projeto: